Términos de Servicio de Oktico

1. Descripción de Productos y Servicios

Oktico ofrece una suite modular de herramientas digitales para optimizar la gestión técnica, comercial y clínica del sector óptico. La plataforma se comercializa bajo tres modalidades principales de producto y servicios asociados:

• Plataforma Completa (Gestión Integral All-in-One): Solución unificada que integra gestión de inventario con fotografía y soporte de códigos de barras, expedientes clínicos e historial optométrico de refracción, órdenes de trabajo para taller o laboratorios de biselado, calendario de citas optométricas, cotizador multimoneda de lunas, registro de ventas rápidas (venta simple), reportes financieros y administración de múltiples sedes y colaboradores.
• Cotizador Automático de Lunas (Módulo Standalone): Herramienta especializada diseñada para equipos de venta y mostradores ópticos que automatiza el cálculo incremental de precios de lunas según materiales (resinas, policarbonato, alto índice) y tratamientos (antirreflejo, blue block, fotocromáticos, progresivos) con compatibilidad multimoneda (Soles PEN y Dólares USD).
• Módulo de Lámpara de Hendidura (Módulo Clínico): Módulo dedicado al registro, documentación fotográfica digital y seguimiento estructurado de evaluaciones biomicroscópicas del polo anterior del ojo, anexos oculares, córnea y cristalino. Se ofrece como producto independiente o como funcionalidad integrada en los planes avanzados de la Plataforma Completa.
• Servicio Adicional de Migración de Datos: Servicio técnico opcional de pago único para la estandarización y carga inicial de historiales de pacientes a Oktico, sea a partir de archivos digitales existentes (hojas de cálculo Excel o exportaciones de otros sistemas) o mediante la digitalización estructurada desde fotografías de cuadernos y fichas físicas en papel.

2. Registro, Roles y Verificación de Cuentas

Para acceder a cualquiera de los servicios de Oktico, es requisito completar el proceso de registro correspondiente bajo las siguientes condiciones:

• Métodos de Registro y Acceso: El usuario puede crear su cuenta mediante correo electrónico y contraseña o a través de servicios de autenticación federada de terceros (como Google OAuth).
• Datos Requeridos en el Alta: Durante el registro inicial, el usuario debe indicar su nombre completo, apellidos, número telefónico con código de país y el nombre comercial de la óptica.
• RUC y Razón Social (Responsabilidad del Usuario): El ingreso del RUC (Registro Único de Contribuyentes) o identificación tributaria equivalente no es un requisito bloqueante para el alta inicial de la cuenta ni es validado por APIs tributarias durante el formulario de registro. El Usuario es el único responsable de configurar, completar y mantener actualizados sus datos de facturación, razón social y domicilio fiscal desde la sección de Configuración de la plataforma.
• Modalidades y Roles de Cuenta:
  • Propietario / Administrador (Owner): Crea el espacio de trabajo de la óptica, selecciona el plan, gestiona las sedes y posee la responsabilidad directa sobre la administración, suscripciones y miembros del equipo.
  • Empleado / Colaborador (Employee): Se registra de forma individual para vincularse a una óptica preexistente utilizando el Código de Óptica único o un enlace de invitación provisto por el Administrador. El Administrador de la Óptica responde solidariamente por las acciones realizadas por sus empleados dentro de su espacio de trabajo.
• Verificación Obligatoria de Correo Electrónico: Como mecanismo indispensable para prevenir fraudes, registros no deseados y abusos, Oktico exige verificar la dirección de correo ingresada mediante un código numérico. Las cuentas que no hayan verificado su correo electrónico tendrán funciones críticas restringidas de manera temporal (incluyendo la imposibilidad de guardar nuevos pacientes o exportar registros) hasta que se culmine satisfactoriamente dicha verificación.
• Fotografías de Perfil y Logotipos Comerciales: El usuario podrá cargar su imagen de perfil y el logotipo de su óptica (optimizados y ajustados a 250x250 px). El Usuario declara y garantiza que posee los derechos de propiedad intelectual, marcas registradas o autorizaciones pertinentes sobre los logotipos e imágenes subidas, liberando a Oktico de toda reclamación de terceros.
• Persistencia de Borradores de Registro: Con el objetivo de facilitar la experiencia de alta, la plataforma puede guardar de forma temporal en el almacenamiento local del navegador del usuario la información del formulario en curso para evitar pérdidas de información ante caídas eventuales de red.

3. Planes de Suscripción, Cuotas de Uso y Pagos

Oktico opera bajo esquemas de suscripción con ciclos de facturación mensuales o anuales, además de un plan introductorio gratuito para la Plataforma Completa.

3.1. Monedas y Cuotas de Uso

Los precios de la plataforma están denominados en Soles Peruanos (PEN - S/) y Dólares Americanos (USD - $). Cada plan dispone de límites operativos específicos reflejados en la plataforma y en la página de precios:

• Plan Gratuito (Plataforma Completa): Limitado a 1 sede, 2 usuarios activos, inventario sin fotos, cuota mensual de 25 pacientes nuevos por mes (renovable cada 30 días), 30 órdenes de trabajo totales mensuales y hasta 2 divisas simultáneas. No requiere tarjeta de crédito para su activación.
• Planes de Pago de Plataforma (Pro, Pro Plus, Pro Max): Incrementan la capacidad de sedes, usuarios, pacientes ilimitados, almacenamiento de fotos en inventario, autocompletado con DNI (Perú) y acceso al Módulo de Lámpara de Hendidura (en Pro Plus y Pro Max). En Pro Max se permite la adición de sedes extras mediante el pago del cargo mensual o anual por sede adicional estipulado en el tarifario.
• Planes de Cotizador y Lámpara de Hendidura: Diseñados para uso específico con cuotas diferenciadas de usuarios y sedes conforme a cada nivel contratado (Pro, Pro Plus, Pro Max), admitiendo usuarios o sedes adicionales según se detalla en las condiciones de cada producto.

3.2. Promoción Especial de Fase Beta y Descuento Anual

Los usuarios que contraten cualquier plan anual durante la vigencia de la Fase Beta gozarán de tres (3) meses adicionales de servicio sin costo (sumando un total de 15 meses de servicio por el importe de la suscripción anual). El descuento estándar del plan anual equivale a 2 meses gratuitos (pago equivalente a 10 meses por un ciclo anual ordinario). Estas condiciones promocionales se mantendrán vigentes de acuerdo con lo anunciado formalmente en la plataforma.

3.3. Procesamiento de Pagos y Métodos Aceptados

• Pagos Automáticos Recurrentes: Se gestionan de forma segura a través de procesadores de pago internacionales acreditados (como Lemon Squeezy, Takenos u homólogos). Oktico no almacena números completos de tarjetas de crédito ni códigos de seguridad CVV. Las suscripciones automáticas se renuevan de manera indefinida al término de cada ciclo a menos que el usuario gestione su cancelación con anterioridad al vencimiento.
• Pagos Manuales (Transferencias Bancarias, Yape, Plin en Perú): Si el usuario selecciona el canal de pago manual, la activación o renovación de la cuenta se ejecutará en un plazo estimado de 12 a 24 horas hábiles tras la verificación del 100% de los fondos y la recepción del comprobante legible a través de la plataforma o del canal oficial de WhatsApp (+51 910 980 665).
• Periodo de Gracia para Renovaciones Manuales: Para evitar la paralización operativa de la óptica, los usuarios con pagos manuales contarán con un periodo de gracia de tres (3) días calendario posteriores a la fecha de vencimiento antes de que las funciones operativas del sistema sean suspendidas por falta de pago.

3.4. Política de Reembolsos y Garantía de Satisfacción

• Garantía de Satisfacción de 15 Días: Si dentro de los primeros 15 días naturales posteriores a tu primer pago de suscripción consideras que Oktico no cumple con tus requerimientos, puedes solicitar la cancelación y el reembolso íntegro de tu dinero. Transcurrido dicho lapso, los pagos efectuados no son reembolsables.
• Renovaciones Automáticas Involuntarias: En caso de que se haya procesado un cobro de renovación automática por olvido y no desees continuar con el servicio, podrás solicitar el reembolso completo siempre que dicha solicitud se remita dentro de los quince (15) días naturales posteriores a la fecha del débito al correo soporte@oktico.com y no se haya hecho uso extensivo de la cuenta en ese intervalo.

4. Condiciones del Servicio de Migración de Datos

Para aquellos clientes que soliciten el servicio de importación y carga de historiales clínicos a Oktico:

• Modalidad de Pago Único: Este servicio constituye una prestación técnica independiente facturada en una sola cuota (sin cobros recurrentes).
• Migración desde Archivos Digitales (Excel): El cliente proporciona su archivo estructurado y nuestro equipo técnico realiza la correspondencia y adaptación de campos hacia la base de datos de su cuenta en Oktico.
• Digitalización desde Fotos o Cuadernos en Papel: El cliente suministra fotografías o escaneos legibles de sus cuadernos o fichas clínicas. La tarifa se liquida en función de bloques de pacientes (ej. bloques de 1,000 registros).
• Responsabilidad sobre la Legibilidad y Veracidad: El cliente es el exclusivo responsable de la nitidez de las imágenes enviadas y de la veracidad de los datos. Oktico transcribirá fielmente la información visible; en caso de grafías o recetas ilegibles o ambiguas, no se asumirá responsabilidad por interpretaciones clínicas ni discrepancias de transcripción.
• Confidencialidad y Destrucción Segura: Los archivos y fotos recibidos para migración se mantendrán bajo estricta reserva profesional y serán destruidos de forma segura una vez que el cliente haya verificado la carga de la información en su sistema.

5. Tratamiento de Datos Personales y Datos de Salud (Ley N° 29733)

En el marco de la legislación aplicable en materia de protección de datos personales (incluyendo la Ley N° 29733 en el Perú y normativas afines en Latinoamérica):

• Distinción de Roles Legales:
  • La Óptica / Cliente actúa jurídicamente como el Responsable del Tratamiento (Titular del Banco de Datos) de la información personal y sensible de sus pacientes (nombres, DNI, historiales de refracción, imágenes de lámpara de hendidura y antecedentes médicos).
  • Oktico actúa exclusivamente en calidad de Encargado del Tratamiento, limitándose a almacenar, procesar y alojar de manera cifrada dicha información con el único fin de proveer la funcionalidad técnica del software.
• Consentimiento Informado del Paciente: Es obligación legal irrestricta de la Óptica obtener la autorización y el consentimiento libre, previo, expreso e informado de sus pacientes para la recolección, digitalización y almacenamiento de sus datos personales y de salud en la nube.
• Herramienta de Autocompletado con DNI: La consulta de datos para agilizar el llenado de información del paciente mediante su documento de identidad es una herramienta de auxilio técnico. La Óptica se compromete a utilizarla exclusivamente dentro de la relación profesional con su cliente y bajo fines estrictamente legítimos.
• Compromiso de No Monetización de Datos: Oktico no comercializa, no arrienda ni transfiere bajo ninguna modalidad bases de datos de pacientes a laboratorios, fabricantes ni empresas terceras con fines publicitarios.

6. Exclusión y Limitación de Responsabilidad

• Lámpara de Hendidura y Registro Clínico: Las imágenes, descripciones, anotaciones clínicas y valoraciones consignadas en el módulo de Lámpara de Hendidura o en las Historias Clínicas son de exclusiva autoría y responsabilidad del profesional optómetra u oftalmólogo tratante. Oktico no emite dictámenes médicos ni diagnósticos patológicos.
• Cotizaciones y Parámetros Comerciales: Los cálculos arrojados por el Cotizador se sustentan enteramente en los precios base, márgenes y reglas de recargo definidos por el Usuario. Oktico no se responsabiliza por cotizaciones desfavorables, pérdidas comerciales o desajustes de precios frente al cliente final causados por configuraciones erróneas del Usuario.
• Órdenes de Trabajo y Laboratorios Externos: La plataforma provee el medio tecnológico para documentar el estado y seguimiento de las órdenes de taller. Cualquier atraso en los plazos de entrega, vicio en el biselado, daño o rotura de lunas y monturas por parte de laboratorios o talleres externos corresponde a la relación directa entre la óptica y su proveedor, eximiendo a Oktico de toda responsabilidad.
• Obligaciones Tributarias y Comprobantes de Pago: Oktico es una plataforma de gestión interna empresarial y operativa. La emisión obligatoria de comprobantes tributarios electrónicos válidos ante las administraciones tributarias (como SUNAT en Perú) es responsabilidad absoluta del Usuario a través de sus propios medios o sistemas autorizados.
• Disponibilidad Técnica y Fallas de Red: Aunque Oktico mantiene altos estándares de disponibilidad mediante infraestructura en la nube redundante, no garantiza la ausencia absoluta de interrupciones ocasionadas por fallas en el servicio local de internet del usuario, casos fortuitos o mantenimiento programado.

7. Uso Aceptable y Restricciones

Queda expresamente prohibido:

• Utilizar la plataforma para alojar material ilícito, difamatorio, fraudulento o que vulnere derechos de terceros.
• Efectuar ingeniería inversa, descompilar, extraer el código fuente o vulnerar los mecanismos de seguridad de la plataforma.
• Sublicenciar, revender o comercializar el acceso a Oktico a otras ópticas no comprendidas en el plan contratado.
• Efectuar ataques de denegación de servicio, saturación no autorizada de APIs o scraping indebido de datos.

8. Cancelación, Suspensión y Exportación de Datos

• Por parte del Cliente: Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde el panel de Configuración de la plataforma. El servicio continuará activo hasta el fin del periodo de facturación pagado.
• Exportación de Datos: El Cliente tiene derecho a descargar una copia estructurada de sus registros (pacientes, inventario, reportes) en cualquier momento mientras su cuenta se encuentre activa. Te recomendamos realizar un respaldo antes de solicitar la baja definitiva.
• Por parte de Oktico: Nos reservamos el derecho de suspender o dar de baja cuentas que incurran en impago una vez vencido el periodo de gracia, o que incurran en violaciones graves de seguridad o uso fraudulento de la plataforma.

9. Ley Aplicable y Solución de Controversias

Los presentes Términos se rigen e interpretan con arreglo a las leyes vigentes de la República del Perú. Ante cualquier discrepancia, controversia o reclamación derivada de la interpretación o ejecución de este contrato, las partes acuerdan someterse a la competencia de los jueces y tribunales del distrito judicial de Lima Cercado, Perú, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

10. Modificaciones a los Términos

Oktico se reserva el derecho de actualizar estos Términos cuando existan variaciones en los servicios, mejoras tecnológicas o exigencias normativas. Notificaremos los cambios sustanciales a través de la plataforma o vía correo electrónico con antelación razonable a su entrada en vigor. El uso continuado del servicio tras la publicación de los cambios constituye su aceptación plena.